Community Development CommDev INF Case Study An

Community Development CommDev INF Case Study An

 
Community Development (CommDev) 
INF80043 Case Study 
 
An Overview of CommDev 
The  Community  Development  Foundation  (known  as  CommDev)  is  a  tier-2  not-for-profit  (NFP) 
organisation. CommDev's vision and mission are all about promoting a regional society where every 
child gets a chance to have a fair go in life and for them to grow as a young adult with dignity and 
adequate  skills to enrich themselves  and their  community. As a charity organisation,  CommDev  is 
focused on community development in marginalised areas in developing and/or 3rd world countries. 
Its  main  operation  is  focused  mainly  in  the  Pacific  and  Asian  region.  Although  CommDev  has  a 
presence  in  all  major  cities  in  Australia,  Pacific,  and  Asian  countries  to  coordinate  fund-raising 
campaigns and community development activities (CDA), CommDev offices in some of the Pacific and 
Asian countries are mainly established to arrange, monitor, and maintain its community development 
activities in those countries. 
 
Despite being classified as a tier-2 charity organisation, CommDev has a significant fund turnover of 
roughly AUD73 million per annum. The organisation is also on a health growth trajectory in the past 5 
years despite the state of the economy. This has enabled CommDev to improve and extend its CDA. 
One of its more prominent CDA is child education and sponsorship where certain arrangements are 
made  with  a  local  school  so  the  community's  children  could  study  while  their  cost  of  education, 
including  associated  study  costs  for  uniforms,  books,  breakfast,  etc.  are  being  subsidised  by 
CommDev.   
 
In  certain  remote  communities,  it  is  not  unheard  of  where  CommDev  programmes  include 
encouraging the  local communities  to work  together with  CommDev  to build key facilities such as 
schools,  clean  water  wells,  sanitary  facilities,  and  clinics.  Two  years  ago,  CommDev  successfully 
launched a new  Sustainable  Community  Partnerships  Programme  (SCPP) which  aims to encourage 
under-developed community to work  together  in a co-op model to  produce  certain products (i.e., 
crafts,  natural  produce)  and  sell  the  products,  as  a  co-op,  to  a  regional  market.  This  is  aimed  at 
increasing the bargaining power of the community (instead of individuals of the community selling a 
product at a much lower quantity) as well as having some "quality control" over the products.  
 
It  is  important  to  note  that  CommDev  philosophy  is  to  provide  support  while  encourage  the 
community to "stand on its own feet". CommDev insists their model is one of cooperation between 
CommDev,  its  network  of  partners  and  donors,  the  wider  communities  and  the  marginalised 
communities to enable the under-privilege communities to establish a better way of living based on 
its own ideas, culture and resolve. 
 
The  SCPP  is  a  unique  programme  which  shares  a  lot  of  similarities  in  terms  of  relationships  with 
CommDev partners (both local, regional, and international) in CommDev's other initiatives. There is 
an  ongoing  communication  between  CommDev  and  its  partners  covering  not  only  key  processes 
pertinent to  assistance/aid distribution (i.e., purchasing of materials, logistics, maintenance), but in 
the case of SCPP also covers the processes and activities that coordinate the buying and selling of 
SCPP-sponsored  products  produced  by  the  local  communities.  Some  of  the  SCPP  products  are 
exported, distributed, and sold globally via the network of CommDev partners.  
 
In this regard, CommDev's role is limited only to the initial negotiation of terms and conditions of the 
relationships  and  to  coordinate  and  facilitate  the  transaction  between  SCPP  communities  and  the 
partners. To ensure the benefits will go back to the SCPP communities, CommDev also relies on the


 
partners to periodically report the sale of SCPP products (a percentage of the sales proceed will go 
back to the SCPP communities in the region to improve basic facilities and to fund education of the 
children/young adult in the communities).  
 
Several Challenges: Operational, Tactical, Strategic 
Obviously with the growth experienced by CommDev, especially the SCPP, the number of reports and 
the  intensity  of  the  reports  that  need  to  be  processed  and  monitored  have  increased  quite 
substantially. Processing these reports (and other information provided by CommDev partners) in an 
effective  and  timely  manner  is  really  important  for  CommDev.  It  has  an  implication  to  cost  of 
operations as well as implication to the subsequent processing of the funds generated from the sales 
of SCPP products (which naturally is going to be a big help to CommDev initiatives). 
 
As  CommDev  operations  span  in  multiple  countries,  it  is  subject  to  the  law  and  regulation  of  the 
countries in which it is operating in. However, at the same time, it has to comply with Australian law 
at all times as its headquarter is registered in Australia. This is particularly challenging in situations 
where  CommDev's  staff  operating  in  the  host  country  is  required  to  divulge  information  to  the 
authority of the host country that may be deemed as inappropriate under Australian law (i.e., privacy 
law).  
 
In such situation, in-country CommDev senior employees (i.e., senior staff members who are residing 
in, and monitoring the programmes, in the country of operation), normally given a lot of autonomy to 
make  operational  and  tactical  decision,  need  to  quickly  ascertain  whether  to  comply  or  lodge  an 
exception  to  the  relevant  government  agencies  of  the  host  country.  In  some  of  the  cases, 
communication and consultation with  the  headquarter  in Australia is required due  to the delicate 
nature of the circumstances. 
 
In its current operations, CommDev officers operating in different countries are normally equipped 
with a set of mobile communication devices. This includes a number of short-range communication 
devices that they would distribute to some of the local staff working on certain projects, a "smart" 
phone, a satellite phone (for those going to remote areas), and a laptop. Staff is required to report to 
the  local and/or regional office  periodically to provide  updates on the CDA, the communities,  the 
team,  and  themselves  (CommDev's  charter  also  includes  an  emphasis  to  the  duty  of  care  to  its 
employees and people working for its projects).  
 
In  the  past  (and  increasingly  so  now),  staff  had  been  allowed  to  bring  their  own  devices  to  key 
operational areas for reasons that had been long gone in the corporate memory (although one staff 
recall that it might have  been a "cost consideration", i.e., staff brings in his/her  own device  =  less 
financial commitment from the  organisation to buy/provide  a device  for the  staff member). Often 
staff brings his/her own phones and/or laptops, citing "familiarity to the device" as the main reason 
and CommDev programme coordinator would allow it. In a lot of cases where staff is allowed to bring 
his/her  own  devices  operational  issues  may  appear.  Some  of  the  issues  are  in  the  form  of 
compatibility,  different  document/file  formats  (sometime  staff  working  with  different  types  of 
applications forgot to save the files in the appropriate format prior to distribute it to other staff and/or 
local/regional office/headquarter), support for devices, etc..  
 
In  a  few  cases,  malicious  codes  were  introduced  to  the  system  mostly  affecting  local/regional 
operations although notably last year the system at the headquarter in Melbourne was affected by 
this issue. Allegedly the problematic code/program was brought in by a privately owned laptop whose 
owner (i.e., one of the project officers) just came back from an overseas assignment. Suffice to say, at 
the moment, - for better or worse - the issue of the use of personal devices at work is a somewhat 
unregulated issue within the organisation.



The Competitive Environment 
It  is  also  crucial  to  understand  the  competitive  environment  surrounding  the  NFP  and/or  charity 
environment. A lot of people do not realise the competition for funding among the NFP and charity 
organisations  are  truly  intense.  The  economic  slow-down,  the  potential  of  trade-wars,  inflation, 
uncertainties regarding the interest rates, high commodities prices, increasingly high cost of living, 
and job-market uncertainties contribute to the concerns of the public which may/will influence their 
decision regarding donating money to any charity.  
 
According to the CEO, The reputation of the NFP/charity organisation, how they disburse the fund, 
the cause they support, the area of operation, and numerous other reasons also play significant and 
influential roles in "convincing" donors/potential contributors to help funding a certain cause/CDA.. 
 
Accountability and transparency of funds seems to be really high on potential contributors/donors list 
of "things that matters". They want to know how much in a dollar they have contributed actually being 
used to support the cause they have chosen instead of going to the cost of administering certain 
community programmes (i.e., administrative cost, processing fee). This is somewhat a dilemma for 
CommDev, to enable a great degree of accountability and transparency (i.e., to break down individual 
components of where a certain percentage of the dollar go in a certain programme) is challenging and 
potentially could be costly.  
 
It is to the fact that support/aid disbursement come from a pool of resources. The pool of resources 
may be in the form of the collective money multiple donors have contributed and also in the form of 
other non-cash resources (i.e., boxes of pencils provided by multiple vendors). However, CommDev 
recognises  the  importance  of  providing  greater  accountability  and  transparency  of  its  use  of  the 
resources  provided  by  donors.  In  a  highly  competitive  environment,  the  capability  to  assure  the 
donors regarding the credibility of the organisation in managing the funds is crucial in growing further 
in this environment. 
 
 
The Social Media and the Web 
In  trying  to  expand  its  target  market  (i.e.,  potential  donors),  CommDev  has  also  been  active  in 
marketing activities. Recognising the  power of social media,  CommDev  has aggressively pursued a 
web-marketing strategy. Numerous appeals have been launched through its website. A concentrated 
effort to target specific users of social media or social networking sites (i.e., facebook, google+, twitter) 
through a web-ad agency has also been launched. It is sufficed to say that CommDev profile in the 
cyber-media/social-media  (i.e.,  the  "new  media")  and  in  the  conventional  media  has  increased 
dramatically in the past 2 years and the management is keen on increasing its exposure to the social 
media environment this year and the next.  
 
In  terms  of  the  provision  of  the  web-related  infrastructure,  CommDev  is  being  assisted  by  2 
companies; a web-marketing company and a web-development/hosting company. While  the  web-
marketing  company  provides  at-cost  service,  the  web-development/hosting  company  provides  its 
service at 0-cost to CommDev. Despite their low-cost or no-cost contribution, their services so far have 
been  excellent.  Particularly  the  web-hosting  company  that  has  a  greater  involvement  in  not  only 
hosting  and  developing  the  website  for  CommDev,  but  also  manage  the  payment  gateways  and 
donors/customers data they captured through CommDev web-platform. 
 
CommDev receives donations from the public through multiple means. At times when it launches a 
"knock-on-doors" appeal, it will send out volunteers to talk to householders, members of the public


 
in public places, schools, etc. to solicit cash donations from the public. In most cases, the potential 
donor will utilises the phone to talk to one of CommDev rep to pledge and donate money using their 
credit card (credit card transaction contributed to just over 80%  of  CommDevs  funding last year). 
With the web initiative, CommDev also now has the capability to allow web-based transaction and has 
a plan to enable micro-donation through social networking sites.  
 
The Corporate System 
Internally, CommDev runs a corporate system called MicroForce. MicroForce is a custom-made system 
designed and implemented circa the year  2000. Although it has been a robust system, it has been 
increasingly difficult to maintain in the past 5 years. Due to the growth of operations, there had been 
"patches" and "extension" of MicroForce. These extensions are not integrated with MicroForce, but 
do  have  the  ability  to  feed  information  and  draw  information/data  from  the  main  database  of 
MicroForce.  
 
In developing the extensions, CommDev worked with multiple software vendors who provided free 
service or "at cost" basis to the organisation. A lot of these vendors are start-ups companies, and one 
of the reason for them to provide their service for free is to build credibility (although some do have 
a genuine altruistic motive behind them). Even so, a number of business and project initiatives have 
to  be  postponed  due  to  the  inability  of  MicroForce  to  cope  with  the  projected  demands  of 
operationalising the proposed initiatives.  
 
It is to the point where the Board is aware of the issues stemming from MicroForce. The CEO is aware 
of the MicroForce issue and the management, on the insistence of the CEO, has commissioned the IT 
Manager  to  explore  the  possibility  of  replacing  MicroForce  with  another  corporate  system  more 
suitable for the future growth of the organisation. 
 
The Potential of Feral Systems 
In the mean time, CommDevs Human Resource team (comprising 1 manager and 2 HR specialists), 
decided not to wait for proper functionality to be provided as part of MicroForce. They are seriously 
considering going cloud. The HR manager has recently attended a presentation regarding Software as 
a Service (SaaS) in the HR area, and was quite impressed at the benefits that could be gained by using 
cloud-based/SaaS HR platform. She has initiated a discussion with Workday, a US based SaaS provider. 
Ultimately, Her intention was to get funding from the CFO and use the fund to purchase the service 
from one of the SaaS Human Resource Management Systems provider.  
According to one  of her  contact in the  HR  profession, Workdays Human Capital Management is a 
good solution for her contacts company. There was a discussion about the data centre and the server 
being located in the US as the list of Australian clienteles is not big enough to justify an infrastructure 
presence here, but she doesnt really care about that. All she wants is better functionalities for her 
team. 
Data, Data Backup, and Data Infrastructure 
The management of CommDev is well aware of the importance of its data, and it believes CommDev 
has a good  data backup strategy. The  backup of  the  corporate  data (which is vast as it  comprises 
operational data from multiple countries, transactional data from partners  - i.e., SCPP sales data -, 
transactional data from donors, donors list, donors information, project data/information) is done 
monthly. The data backup service is provided "pro bono" by a small company (CommDev has recently 
moved its data backup to this company as the previous company starting to charge fees for its service) 
located  in  the  Dandenong  Range.  Although  it  is  a  start-up  company,  but  its  directors  promise 
"excellent  and  reliable  service  to  secure  all  corporate  data  and  information"  and  "provide  cost


 
effective solutions to corporate data backup and restoration". The company has an immaculate office 
in a beautiful part of the Range, it has an impressive looking data backup infrastructure as per the 
information provided in their web page, and it has leased a significant bandwidth from an ISP so it can 
perform an off-site backup. 
 
One aspect of IS/IT that everyone in the company is really proud of is the recent (4 months in operation 
now)  establishment  of  CommDev  data  centre.  The  data  centre,  located  in  the  east  wing  of  its 
headquarter, is going to be extensively used to support and drive multiple aspects of the organisation's 
various  operations  and  programme.  It  has  a  continuous  redundant  backup  facility,  linked  to  the 
outside  with high-speed broadband connections,  high-speed high-capacity, integrated voice-video-
data telecommunication facility, and RAID storage technology with removable HDD. 
 
 
-- End of the CommDev Case Study --